Pas jij deze horecamanagement tips al toe?

Horecamanagement is zeker niet het makkelijkste vakgebied. In de dynamische horecabranche is er altijd wel iets nieuws waar je op in moet spelen. Waar moet je beginnen? ! Dave Mulder heeft jarenlang ervaring als barmanager en deelt vier managementtips.

#1: Draag verantwoordelijkheden over aan je team

Het is heel verleidelijk om alles zelf te doen en altijd op de vloer aanwezig te zijn, want dan weet je ten minste zeker dat alles goed gaat. Doe dit niet. Geef vertrouwen aan je personeel en verdeel taken. Hiermee creëer je ruimte om aan je bedrijf te werken, niet in je bedrijf. Het personeel voelt zich ook veel meer betrokken bij het bedrijf.

Dave werkte als barmanager bij een high-end volume bar, waarbij de werkdruk hoog opliep. Hij wilde eigenlijk altijd meewerken. Maar om een helikopterview te krijgen en overzicht te houden, was het noodzakelijk om verantwoordelijkheden over te dragen. Zo kreeg hij een meer controlerende functie.

Hoe ga je hiermee aan de slag?

• Wijs specifieke taken toe aan personeelsleden, assistent managers of supervisors. Bespreek van tevoren ook wie deze taken overneemt wanneer iemand op vakantie gaat of afwezig is. 
• Denk in categorieën, zoals “bier”; onderhoud en hygiëne van de tap, afvoer van het bierblad, assortiment tapbier, bier per fles, koelruimte, hygiëne van de tap, training van het personeel, bierprijzen, inkoop, verkoop, enzovoorts.
• Maak een checklist om werk over te dragen, voor het geval dat de verantwoordelijke niet aanwezig is. Zo’n template checklist werkt altijd beter dan dingen uit het hoofd – vooral als het gaat om taken vroeg in de ochtend of laat in de avond. Personeel kan deze lijst dan afvinken, ondertekenen en doorgeven aan de volgende shift.

#2: Werk met beloningen

Een van de belangrijkste geheimen achter successen van bedrijven: beloningen. Beloon je personeel bijvoorbeeld bij het behalen van bepaalde targets. Denk aan omzet gerelateerde beloningen. Is de omzet van dit jaar beter dan die van vorig jaar? Geef dan een bonus aan het einde van het jaar. Zo is het personeel betrokken bij het verhogen van de omzet.

Een andere krachtige vorm van beloningen is een training in combinatie met performance. Denk aan een wijn- of spirittraining die eindigt met een special van de week. Het personeelslid wat die week of maand dan de meeste flessen of shots van deze special verkoopt krijgt een prijs – bijvoorbeeld een mooie fles drank of een doosje wijn. Op die manier laat je je personeel actief upsellen en creëer je gezonde competitie.

#3: Maak gebruik van bestellijsten

Door bestellijsten grijp jij niet mis op je drukte momenten en koop je niet te veel in. Op een bestellijst staat van elk product de minimum- en maximumhoeveelheid van je stock. Waarom zou je dit doen? Als je direct vanaf de website van leverancier bestelt, kan het soms zijn dat je dingen vergeet. Ook kun je bij zo’n online lijst geen minimum- en maximumvoorraad invoeren. Daardoor ga je met de losse pols bestellen en dat willen we voorkomen. En ja, het kost eventjes wat tijd om zo’n lijst te maken. Maar het maakt het bestelproces uiteindelijk veel efficiënter en overzichtelijker. We halen er even twee voorbeelden bij, namelijk van een frisdrank bestellijst en een dranken bestellijst.

Voorbeeld 1: Frisdrank bestellijst

Zet bovenaan alle belangrijke informatie die je nodig hebt bij het bestellen. Zo heb je alle informatie die je nodig hebt om te bestellen, een bestelling te controleren en om op te volgen als er iets niet klopt bij het ontvangen van de bestelling:

• Besteldatum 
• Leverdatum  
• Telefoonnummer leverancier 
• Email adres leverancier 
• Inlog gegevens 
• Telefoonnummer account manager bedrijf 
• Eigen klantnummer
• Besteldagen

Voorbeeld 2: Sterke drank bestellijst

Voor een sterke drank bestellijst gaat het om duurdere producten en zou je wat preventieve maatregelen kunnen nemen om ervoor te zorgen dat er niet per ongeluk te veel wordt besteld. Op bovenstaande afbeelding kan je zien bij het tweede product dat bij de Del Mague Papalome een zwart gemarkeerd blok staat bij ‘Hoeveel bestellen’. Dit is expres gedaan, omdat niemand van het personeel het dan per ongeluk kan bestellen. Er zijn namelijk nog 12 flessen in stock terwijl de max 2 flessen is. Dit kan zijn omdat er flessen gesponsord waren of omdat er een aanbieding was. Het is dan wel de taak van de manager om deze lijst te updaten en alle oude formulieren weg te halen, zodat je personeel met de juiste bestellijst werkt.

#4: Voer regelmatig gesprekken met het personeel

Communicatie is key in de horeca. Zorg geregeld voor gesprekken met het personeel, zowel individueel als met een team. Wij raden drie soorten meetings aan: managementmeetings, individuele gesprekken en jaarlijkse brainstormsessies.

• Managementmeeting: bespreek maandelijks je omzetten per categorie en je meest- en minstverkochte verkochte items. Waarom worden bepaalde producten niet goed verkocht? Welke verbeteringen of oplossingen zijn hiervoor? Zo’n meeting is ideaal om hier input voor te verzamelen. Het personeel leert om “out of the box” te denken en het zal je verbazen wat voor geweldige ideeën er boven water komen.

• Individuele gesprekken: zorg naast de beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken geregeld voor gesprekken met je personeel. Voer elke week individuele gesprekken met het personeel. Deze gesprekken zijn persoonlijk en servicegericht. Houd deze informatie dan ook privé. Wij raden je aan om deze meetings op maandag of dinsdag te doen, aangezien die dagen minder druk zijn.

• Jaarlijkse brainstormsessie: plan aan het begin van het nieuwe jaar een brainstormsessie in met je managementteam. Het thema is dan: verbeteringen in het bedrijf en nieuwe producten. Op welke manieren kan er efficiënter gewerkt worden? Hoe kan de looproute verbeterd worden? Hoe kan de snelheid van de service verbeterd worden? Zo loop je niet achter en zullen de vaste gasten ook opmerkingen dat je voortdurend bezig bent met verbetering.